POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROCEDIMIENTO EN

1. GENERALIDADES

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la organización de LA EMPRESA, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado posteriormente en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y demás normas que lo modifiquen o complementen y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la EMPRESA garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

2. RESPONSABLE

La Empresa es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en el municipio de Tocancipá, con personería jurídica reconocida con Nit. 900217784-4, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Km 2 Vía Briceño – Zipaquirá – Parque Industrial Tibitoc. Bodega 14 Tocancipá-Cundinamarca, Colombia Teléfono: 3168251610 Correo electrónico: notificacionjudicial@sedialgroup.com.co

3. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
• Dato sensible: Datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor ubicado dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. AUTORIZACIÓN DEL USO DE DATOS

LA EMPRESA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

• FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

En el FR-SF-035 Protección y Uso de Datos y FR-CO-012 Autorización para el Tratamiento de Datos

Personales se presenta el formato de autorización que ha definido LA EMPRESA dicho formato será puesto a disposición del Titular de manera previa al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

• AVISO DE PRIVACIDAD

Se ha definido para LA EMPRESA, implementará mecanismos físicos, electrónicos y/o digitales para garantizar la conservación de las autorizaciones otorgadas por los titulares y el adecuado tratamiento de los datos personales, conforme a las disposiciones legales vigentes.

5.  CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

En las bases de datos de la EMPRESA se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la EMPRESA puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012. El tratamiento de datos sensibles será facultativo y se realizará únicamente cuando exista autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales aplicables.

6.  TRATAMIENTO

La información que consta en las bases de datos de la EMPRESA es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas y autoridades competentes únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

La EMPRESA velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

La EMPRESA adoptará medidas de seguridad administrativas, técnicas y humanas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración y fraude.

Tratamiento de:

A) ratamiento de datos biométricos y videovigilancia: La EMPRESA podrá recolectar y tratar datos biométricos, imágenes y registros de videovigilancia para fines de control de acceso, seguridad física, seguridad logística, control operacional y prevención de riesgos, garantizando en todo momento la protección de los derechos fundamentales de los titulares.

B) Transferencia de datos a clientes y aliados logísticos: La información podrá ser compartida con clientes, aliados estratégicos, operadores logísticos, aseguradoras, autoridades competentes y proveedores tecnológicos, cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones contractuales, operativas o legales.

 1. FINALIDAD

La información recolectada por la EMPRESA tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como persona jurídica. Además, la EMPRESA guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral.

La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Finalidades para cumplimiento integral:

– Gestionar procesos de selección, contratación, afiliaciones, pago de nómina y seguridad social.
– Dar cumplimiento a obligaciones contractuales y legales.
– Gestionar actividades de seguridad física y control de acceso mediante sistemas de videovigilancia.
– Realizar procesos de facturación, cartera y gestión contable.
– Enviar comunicaciones institucionales, comerciales o informativas relacionadas con la operación de la EMPRESA.

 2. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la EMPRESA o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la EMPRESA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
• Ser informado por la EMPRESA o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la EMPRESA o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Solicitar la actualización, corrección o supresión de sus datos personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la normatividad vigente.

 3. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA

La EMPRESA deberá:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes.
• Implementar y mantener actualizadas las medidas de seguridad de la información necesarias para proteger los datos personales administrados por la organización.